ข้อมูลและสารสนเทศ

ข้อมูลและสารสนเทศ

ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่มีอยู่ในชีวิตประจำวันเกี่ยวกับบุคคล สิ่งของ หรือเหตุการณ์ที่สนใจศึกษา ข้อมูลอาจเป็นตัวเลข (Numeric) เช่น จำนวน ปริมาณ ระยะทาง หรืออาจเป็นตัวอักษรหรือข้อความ (Alphabetic) และข้อความที่เป็นตัวเลขผสมตัวอักษร (Alphanumeric) แต่สำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์ จะรู้จักข้อมูลเพียง 2 ประเภท คือ 1. ข้อมูลที่ใช้ในการคำนวณ (Numeric) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นตัวเลขล้วนๆ และจะใช้ตัวเลขนั้นในการคำนวณ 2. ข้อมูลที่ไม่นำไปใช้ในการคำนวณ (Character หรือ String) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษร หรือข้อความที่ผสมตัวเลขหรือตัวเลขล้วนๆ แต่ไม่นำไปใช้ในการคำนวณ เช่น อันดับที่เลขประจำตัว บ้านเลขที่ หมายเลขโทรศัพท์ รหัสไปรษณีย์ เป็นต้น

คุณสมบัติของข้อมูลที่ดี

การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีแผนในการดำเนินการหรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์องค์กรจำเป็นต้องลงทุนทั้งในด้านตัวข้อมูล เครื่องจักร และอุปกรณ์ ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับระบบ เพื่อให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงปัญหาต่างๆ และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง สามารถดำเนินการได้ให้ประสิทธิภาพคุ้มค่ากับการลงทุน ข้อมูลที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐานดังนี้ 1) ความถูกต้อง เพราะข้อมูลที่ได้ต้องนำไปใช้ในการตัดสินใจ หากข้อมูลไม่มีความถูกต้องแล้วก็จะก่อให้เกิดผลเสียหายตามมา 2) ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ ทันสมัย และทันต่อเหตุการณ์ปัจจุบัน 3) ความสมบูรณ์ ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ คือ ข้อมูลที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งจะขึ้น กับวิธีการรวบรวมข้อมูลและวิธีการประมวลผล ดังนั้นในการดำเนินการรวบรวมข้อมูลต้องสำรวจและสอบถาม ความต้องการในการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ 4) ความกระชับและชัดเจน การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่มาก จึงจำเป็นต้องออกแบบ โครงสร้างข้อมูลให้กระชับและสื่อความหมายได้ อาจมีการใช้รหัสแทนข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบ 5) ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูสภาพการใช้ข้อมูล และขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ

การดูแลรักษาข้อมูล

1. การเก็บรักษาข้อมูล การเก็บรักษาข้อมูล หมายถึง การนำข้อมูลมาบันทึกไว้ในสื่อต่าง ๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูลเพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้ 2. การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อเก็บรักษาข้อมูล หรือนำไปแจกจ่าย จึงควรคำนึงถึงความจะและความทนทานของสื่อบันทึกข้อมูล 3. การสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูล ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา 4. การปรับปรุงข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์เพื่อการใช้งาน เช่น ในการตัดสินเพื่อดำเนินการ ดังนั้นข้อมูลจึงต้องมีการปรับปรุงให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา และจัดเก็บอย่างเป็นระบบเพื่อการค้นหาได้อย่างรวดเร็ว จากhttp://www.streesmutprakan.ac.th/teacher/techno/WEB%20_JAN/p2.html